ELO ECM-Suite

ELO Invoice

Digitalisierung beginnt mit dem Rechnungseingang

Über 90 % der Unternehmen, die sich für ein DMS-/ECM-System entscheiden, starten ihre digitale Transformation mit der Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses.

Eine Rechnung trifft ein – per E-Mail oder auf dem Postweg – und durchläuft anschließend mehrere Freigabestufen im Unternehmen, bis sie schließlich in der Buchhaltung verbucht wird. Dieser Ablauf variiert je nach Organisation: mal mit festen Schwellenwerten, mal mit einem Mehraugenprinzip, mal in anderer Reihenfolge. Doch im Grunde folgen die meisten Unternehmen einem vergleichbaren Prozess.

Ist dieser Ablauf in analoger Form, gibt es typische Herausforderungen:

• In welchem E-Mail-Postfach landet die Rechnung?
• Ist der zuständige Mitarbeitende im Urlaub?
• Habe ich Zugriff auf das entsprechende Postfach?
• Wo befindet sich die Rechnung gerade?
• Kann der Prüfprozess rechtzeitig innerhalb der Skontofrist abgeschlossen werden?
• Wurde die Rechnung zusätzlich per Post versendet?
• Stimmen die Rechnungsdaten mit den Bestellinformationen überein?

Das hat ELO erkannt und auf Basis der Erfahrungen aus tausenden Projekten das Lösungspaket ELO Invoice entwickelt, das genau diese Herausforderungen adressiert. Ergänzt wird dieses durch automatische Auswertungen – etwa eine Liquiditätsvorschau oder die transparente Kostenaufschlüsselung je Workflowschritt (siehe nachfolgendes Bild). Allein das konsequente Einhalten von Skontofristen sorgt bei vielen Unternehmen dafür, dass sich die Einführung eines DMS-Systems schnell amortisiert. Und selbst wenn kein Skonto gezogen werden kann, spart die digitale Prozessoptimierung wertvolle Zeit – und damit bares Geld.

ELO for Datev

So wie Sie jetzt, stand auch Datev vor einigen Jahren vor der Frage, mit welchem Hersteller für Digitalisierungssoftware sie kooperieren möchten. Natürlich spielten dort Punkte wie Sicherheit, Größe, Technologie und Preisgestaltung eine große Rolle.  Das Resultat daraus ist die Zusammenarbeit zweier Marktgiganten, die Ihre Kompetenz zunächst in der Schnittstelle ELO for Datev verbaut haben.

Digitale Übergabe von Buchungsinformationen und Belegen von ELO und Datev. Keine doppelte Eingabe von Daten, kein Suchen der Belege und schnelle, transparente Prozesse.

Bestellanforderungsprozess

Aktuell befinden wir uns in einem Markt, der für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellt. Daher steigt die Anzahl der Projekte, in denen die Kunden Bedarf an einem Bestellanforderungsprozesse (BANF) haben.

Damit können Bestellungen wie die eigene Arbeitsplatzausstattung digital erfasst und final mit der gelieferten Ware abgeglichen werden. Dieser Prozess kann selbstredend Freigaben von Vorgesetzten und Schwellenregelungen (bis Betrag X darf jeder Mitarbeiter selbst entscheiden) enthalten. Gleichermaßen ist hier ein automatisierter Abgleich der Informationen des Bestellbelegs und der Rechnung denkbar. Unabhängig davon, aus welchem System die Informationen stammen.

Vertragsverwaltung ELO Contract

Vor einiger Zeit wollten wir ein Projekt mit einer Radiologie starten. Dann passierte der Klassiker. Der eine Sachbearbeiter legte die Information über den Wartungsvertrag eines MRT-Gerätes an einem anderen Ort ab, als die zweite Sachbearbeiterin ihn vermutet. Das Resultat: Eine Verlängerung der Nutzung des Gerätes um 36 Monate, in einem Praxisraum, der längst für andere Dinge vorgesehen war. Mit der Vertragsverwaltung ELO Contract, können Sie jegliche Art von Verträgen digital erfassen und per Zeitstrahl begutachten. Dank der Erinnerungsfunktion über anstehende Kündigungsfristen, wird der zuständige Mitarbeiter informiert und kann proaktiv den Vertrag verwalten. Ebenfalls hilfreich sind hier die Übersichten über „alle auslaufenden Verträge der nächsten 3 Monate“ oder „Alle Verträge die Bürogebäude B betreffen“ oder „Alle Verträge, die Bezug zu dem ausscheidenden Mitarbeiter Herrn Mustermann hatten.“

Digitale Personalakten ELO HR

Viele Unternehmen starten den Weg Ihrer Digitalisierung klassischerweise mit dem digitalen Eingang der Rechnungen. Der Prozess ist recht standardisiert und existiert so oder in ähnlicher Form für nahezu jedes Unternehmen. Eine Zeitarbeitsfirma hatte jedoch andere Anforderungen. Über 8.000 Mitarbeiter, die in der Sommerzeit beschäftigt wurden, bescherten dem Unternehmen eine schier endlose Menge an Personaldokumenten in den Kellerräumen. Diese durften im Sinne der DSGVO regelmäßig kontrolliert, überwacht und geschreddert werden. Folglich hatte die Umstellung auf digitale Personalakten ELO HR die höchste Priorität bei der Umstellung der analogen, in die digitale Welt.  Mit ELO HR kann man wunderbar jegliche Art von Dokument (Bewerbungsunterlagen, über Urlaubsanträge bis hin zu Krankenversicherungsdokumenten und Rentenbescheiden) verwalten. Mehr noch! Durch das Rechtesystem ist es möglich, die Personalabteilung erheblich zu entlasten, in dem Mitarbeiter einfache Vorgänge wie Änderungen der Adressdaten selbst vorzunehmen. Intelligente Auswertungstools helfen zudem, klassische Statistiken über den Mitarbeiterstamm oder einzelne Mitarbeiter durchzuführen: Wie ist die Entwicklung des Gehalts der letzten 10 Jahre? Welche Fortbildungen hat der Mitarbeiter absolviert? Welche Schlüsselqualifikationen fehlen noch?

Bewerbungsmanagement ELO Recruiting

In Kombination mit der Lösung ELO Recruiting wird die ganze HR Power entfacht. Hier spielen zwei Lösungspakete wie zwei Zahnräder ineinander. Beim Recruiting werden Vakanzen digital skizziert und per Workflow zwischen Fach- und Personalabteilung freigegeben. Danach folgt das Bewerbungsprozedere, bei dem entsprechende Unterlagen des Bewerbers direkt im ELO Archiv landen, wo sie umgehend begutachtet und bewerten werden können. Der erste Eindruck passt? Super. Dann kann der Bewerber mit Hilfe von ELOs Vorlagen digital eingeladen werden und sozusagen als Workflowschritt von Bewerbungsgespräch 1 bis hin zur Einstellung begleitet werden. So wird kein Bewerber aus den Augen verloren und sichergestellt, dass alle relevanten Informationen im Überblick gehalten werden.